Cara Mendapatkan Sponsor

 Mengidentifikasi Calon Sponsor

1. 
   Carilah perusahaan yang pernah mensponsori acara/kegiatan yang mirip dengan acara/kegiatan Anda. Manfaatkan penelitian yang telah dilakukan oleh organisasi lain sebelumnya sebagai sumber inspirasi. Jika Anda sedang mencari sponsor acara khusus untuk acara lomba jalan kaki atau lari, amati kegiatan lomba lari dan identifikasi sponsornya. Bisa jadi itu tempat awal yang bagus untuk memulai.
   • Jika acara Anda bersifat atletik, pertimbangkan Nike, Adidas, Livestrong, maupun organisasi-organisasi terkait olahraga lainnya sebagai kemungkinan.
   • Jika Anda mengadakan acara atau konser musik, pertimbangkan stasiun radio lokal, publikasi musik, maupun usaha-usaha lain yang memiliki minat serupa.
   • Jika Anda mengadakan acara makanan, pertimbangkan majalah Gourmet, Food Network, maupun konglomerat-konglomerat makanan besar. Bidik sasaran yang tinggi.
    
    
2. 
   Buat daftar calon sponsor. Bagus kalau punya calon sponsor dalam daftar, namun bukan berarti Anda begitu saja meminta setiap orang dan setiap perusahaan yang Anda ketahui untuk menjadi sponsor. Daftar Anda tidak harus berupa sebuah daftar calon sponsor aktual, dalam artian orang-orang atau perusahaan-perusahaan yang menurut Anda akan benar-benar mempertimbangkan permintaan sponsor Anda. Perusahaan-perusahaan yang pernah menjadi sponsor Anda di waktu yang lalu, perusahaan-perusahaan yang telah mensponsori berbagai gagasan serupa Anda maupun orang-orang atau perusahaan-perusahaan yang Anda memiliki hubungan personal dengan Anda bisa menjadi sponsor. Semakin banyak perusahaan yang masuk dalam daftar sponsor, tentu semakin efektif pula untuk mendapatkan target sponsor. Ini juga bisa menjadi cara mendapatkan sponsorship yang besar.
    
    
3. 
   Teliti setiap perusahaan atau orang yang ada di dalam daftar Anda. Memiliki informasi latar belakang tentang calon sponsor akan membantu Anda mendapatkan sponsor. Cari tahu manfaat yang bisa diperoleh calon sponsor jika mensponsori Anda. 
    
4. 
   Antisipasi kebutuhan setiap calon sponsor. Dengan mempelajari demografi, model usaha, maupun tujuan calon sponsor, Anda bisa mulai mengembangkan suatu pemahaman tentang cara memperoleh sponsor.
   • Kamu bisa memilih sponsorship dari perusahaan lokal karena hal ini lebih aman dibanding perusahaan internasional. Sebab kamu bisa membantu penjualan dari sisi bisnis lokal meningkat. Sementara untuk perusahaan internasional, biasanya sudah memiliki banyak sekali sponsorship bahkan jumlahnya ratusan. Jadi kalau bisa membantu sponsorship lokal dan event kamu, mengapa tidak?
   • Pertimbangkan mengadu satu calon sponsor dengan yang lain. Jika toko peralatan olahraga di kawasan barat sudah menjalin ikatan sponsor dalam tataran tertentu dengan Anda, sampaikan hal itu kepada toko peralatan olahraga di kawasan timur. Mereka akan menangkap isyarat itu.^[1]
   5. Disiplin Pada Deadline
   Cara mendapatkan sponsor berikutnya yaitu dengan disiplin pada deadline atau tenggat waktu. Kamu harus membuat deadline terlebih dahulu untuk mendapatkan sponsor agar bisa fokus pada batas waktu yang sudah ditentukan.
   Biasanya calon sponsor membutuhkan beberapa waktu dalam mengambil keputusan. Sebab ada beberapa prosedur yang harus dilakukan terlebih dahulu sebelum pengambilan keputusan. Umumnya kamu bisa mendapatkan sponsor dalam jangka waktu 3 sampai 6 bulan.
   Karena waktunya terbilang lama, kamu tidak boleh terpaku pada beberapa sponsor saja. Manfaatkan waktu untuk mencari alternatif lain jika sponsor yang di harapkan tidak bisa menjalin kerjasama untuk event kamu.
    

Bagian2

Membuat Proposal (minta bantuan Chat GPT agar lebih mudah)

Cara mendapatkan sponsor tentu berkaitan pula pada bagaimana pembuatan proposalnya. Agar dilirik oleh calon sponsor tentu kamu membutuhkan proposal yang menarik. Mulai dari desainnya hingga isi proposal tersebut harus dibuat sungguh-sungguh.

Apalagi jika kamu ingin menggaet perusahaan besar, maka menarik atau tidaknya proposal kamu tentu menjadi salah satu acuan untuk menjalin kerjasama. Jika kamu tidak bisa membuat proposal secara mandiri, bisa meminta jasa pembuatan proposal yang profesional. Dengan begitu gambaran konsep acara kamu akan lebih matang di tangan pembuat proposal yang berpengalaman.

Membuat Paket Sponsor

1. 
   Susun sebuah ringkasan eksekutif. Sebuah paket sponsor harus selalu dimulai dengan ringkasan eksekutif, yaitu sebuah pernyataan misi mengenai acara atau kegiatan yang ingin disponsori. Isinya sekitar 250-300 kata yang secara rinci menggambarkan acara atau kegiatan yang akan disponsori, alasan Anda mencari sponsor, dan manfaat yang bisa didapat pihak sponsor.

   • Ringkasan eksekutif Anda merupakan sebuah kesempatan bagi Anda untuk membuat calon sponsor terus membaca, maka jangan tulis surat yang mirip dengan yang ada di pasaran. Tulis catatan pribadi agar calon sponsor merasa Anda benar-benar menyisihkan waktu untuk mempelajari mereka dan perusahaan mereka. Hal ini juga menunjukkan kepada calon sponsor bahwa Anda akan menepati janji kepada sponsor dalam hubungan kemitraan.
   • Jangan lupa berterima kasih kepada sponsor karena telah mempertimbangkan tawaran Anda. Gunakan nada yang bersahabat dan profesional di dalam surat Anda, gambarkan tingkat kesungguhan dan profesionalisme Anda.
    
2. 
   Buat daftar tingkat sponsor yang berbeda-beda. Jika Anda belum membuatnya, gambarkan anggaran Anda di antara bisnis atau usaha serupa, dan nyatakan hal yang Anda harapkan dari sponsor Anda.Buat "tingkatan" sponsor yang berbeda yang dapat dipilih oleh sponsor dan jelaskan permintaan yang Anda tetapkan untuk setiap tingkatan dan alasan Anda membutuhkan sponsor pada tiap tingkatan.

   • Jelaskan keuntungan yang terlibat dalam kegiatan Anda pada sponsor. Tarik minat calon sponsor dengan cara memanfaatkan pengetahuan Anda tentang model usaha, audiens, dan sasaran mereka, serta jelaskan alasan menjadi sponsor Anda akan memberi manfaat kepada mereka. Anda bisa juga menyertakan argumen soal liputan pers dan berbagai peluang promosi lainnya. 

   
   
3. 
   Persiapkan ajakan untuk mengambil tindakan. Ajakan Anda untuk mengambil tindakan bisa berupa formulir yang mereka isi dan kirimkan kepada Anda atau informasi kontak Anda, yang isinya meminta Anda mengatur kemitraan sponsor.

   • Pastikan bahwa sponsor mempunyai tugas khusus yang harus dipenuhi untuk dapat melanjutkan proses. Biarkan mereka mengerjakan bagiannya. Semakin mudah tugas yang Anda minta mereka lakukan, semakin besar kemungkinan permintaan Anda dikabulkan.
    
   
4. Jangan berbelit-belit. Anda menulis untuk para pemasar, wirausahawan, dan orang-orang bisnis, bukan akademisi. Bukan waktunya membuat tulisan dengan diksi canggih dan berbunga-bunga agar terkesan cerdas. Sampaikan argumen Anda, terangkan manfaat bisnisnya bagi sponsor, dan akhiri dengan cepat. Singkat, padat dan berisi.^[2]
    

 

Bagian3

Mengirim Paket

1. 
   Hindari pendekatan membidik banyak sasaran. Mungkin ada godaan untuk mengirim paket ke sebanyak mungkin sasaran atau menggunakan siaran umum untuk menjangkau banyak tempat. Salah. Berhati-hatilah ketika mengirim paket, hanya kirim ke perusahaan yang secara jujur menurut Anda akan mau bekerja sama. 
    
2. 
   Kirimkan kepada para calon sponsor paket-paket kemitraan sponsor secara individu. Sesuaikan setiap email, paket, dan korespondensi yang Anda kirim dengan penerimanya. Bermalas-malasan berarti menjamin bahwa proyek Anda tidak akan mendapatkan sponsor yang semestinya. 
    
3. 
   Tindaklanjuti dengan telepon. Tunggu beberapa hari, kemudian telepon orang-orang yang Anda kirimi paket sponsor. Tanyakan apakah mereka sudah menerima paket tersebut. Cari tahu apakah mereka mempunyai pertanyaan. Pastikan mereka tahu cara menghubungi Anda jika sudah mengambil keputusan. 
    
4. 
   Sesuaikan pendekatan untuk tiap sponsor. Kalau Anda mendapatkan sebuah perusahaan yang mau mendanai acara Anda sebesar 10 juta, perlakuan apa yang akan Anda berikan untuk membedakan dengan yang hanya memberi beberapa ratus ribu? Perbedaan harus tampak nyata dan mendasar, bahkan dari publikasi yang Anda tawarkan sampai cara Anda berbicara di telepon. Ajak mereka ke jamuan makan agar mereka merasa senang dan terlibat.
     

Tips

• Mulailah memikirkan calon sponsor sekarang. Mungkin ada tenggat waktu untuk mendapatkan sponsor. Semakin lama, semakin baik. Idealnya Anda butuh tiga sampai empat bulan untuk mendapatkan sponsor.

sumber: https://id.wikihow.com/Mencari-Sponsor

Format Pembuatan Proposal Sponsorship

1. Halaman Judul / Cover

Halaman judul buatlah bacground putih, sesuaikan font yang memang menjadi pilihan branding Anda. Jika Anda ingin menonjolkan kesan jujur boleh memilih warna biru, ketika Anda ingin menonjolkan kesan menarik pilih warna orange. Warna ini bisa Anda pelajari dahulu dan pilihlah yang sesuai dengan konsep acara.  

2. Latar belakang

Latar belakang dalam sebuah proposal menjadi penilaian pihak sponsor mengapa merea harus memilih acara Anda. Latar belakang yang terdiri dari pendahuluan, isi, dan penutup, menggambarkan sketsa mini acara yang akan Anda selenggarakan. Penjelasan Anda untuk latar belakang ini mengunakan metode umum ke khusus. Sehingga pihak sponsor dapat menyimpulkan acara Anda memang cocok dengan branding mereka. 

3. Tujuan Kegiatan

Tujuan kegiatan acara ini Anda jabarkan lebih spesifik lagi. Semakin jelas tujuan kegiatan dan market yang akan dituju semakin membuka peluang pihak sponsor menyetui proposal Anda. 

4. Nama dan Tema Kegiatan

Untuk meyakinkan pihak sponsor buatlah nama dari kegiatan merupakan gambaran umum, sedangkan tema kegiatan adalah arah tujuan dari nama tersebut. Sehingga pihak sponsor dapat memberikan penilaian acara yang Anda buat cocok untuk produk dan brand awareness piha sponsor.  contohnya :

Nama Kegiatan : Selayang pandang UKM

Tema Kegiatan : Berjuta Karya Untuk Bangsa.

5. Bentuk Kegiatan

Dalam proposal kegiatan acara tertulis lengkap apa saja yang ingin dilakukan, baik berbentuk seminar, worshop, lomba seni, pameran lukisan, dan lainnya. Sehingga pihak sponshor mengetahui kegiatan yang akan berlangsung. Setidaknya acar yang diusung positif  dan tidak menjatuhkan pihak sponsor nantinya. 

6. Peserta

Penyelenggara harus menuliskan minimal dan maksimal peserta. Selain untuk gambaran pihak sponsor dalam menentuan dana yang dipilih untuk mensponsori acara. 

7. Penyelenggara

Dalam proposal tulis juga penyelenggara yaitu pihak dari pelaksana kegiatan tersebut.

8. Jadwal dan lokasi kegiatan

Menyebutkan hari, tanggal, waktu acara dan lokasi dengan jelas. Semua sudah fix dan tidak berupa planning lagi. Jikapun ada sesuatu hal yang tak terduga seperti bencana alam maka hubungi pihak sponsor secepatnya. 

9. Susunan Kegiatan

Beritahu pihak sponsor mulai dari awal hingga akhir acara. Buatlah jadwal keseluruhan acara dengan matang. Contoh :  

Waktu Kegiatan

08.30-08.40 Pembukaan

08.40-09.00 Launching produk

09.00-10.00 Seminar bisnis UKM

10.00-11.00 Seminar membangun online shop

11.00-12.10 Seminar cerdas jadi konsumen

12.10-13.00 Isoma

13.00-14.00 Seminar membangun sosial media

15.00-16.00 Doorprice 

16.00-16.30 Penutup

 10. Susunan Panitia

Tulislah susunan panitia mulai dari penanggung jawab/ketua pelaksana, bendahara, dll. Contohnya :

Ketua Pelaksana   : Kurnia

Bendahara   : Khasanah

Divisi Danus   : Ekalia

Divisi Humas dan Publikasi  : Ernawatiana

Divisi Acara    : Furqonita

Divisi Konsumsi  : Risaaulia 

Jaga Stand   : Dewisilva

Penerima Tamu   : Lia Amrita

11. Rencana Anggaran

Rincian biaya untuk  pelaksanaan acara yang diselenggarakan.

No Uraian  Satuan Jumlah

1 Sewa tempat  10.425.000

2 dekorasi    5.000.000

3 Fee pembicara  

 Mentor UKM  

 Sosial Media  

 Trainer website  

4 P3K  

5 ATK  

6 Tanda pengenal panitia  

7 Transportasi  

8 Makan  peserta dan panitia  

 Total   xxx.000

KONTRAPRESTASI SPONSORSHIP

1. BENEFIT SPONSORSHIP

• Promosi Langsung
• Dengan bertemu langsung dengan konsumen (masyarakat umum/peserta audience) perusahaan dapat melakukan promo secara langsung sehingga menghemat marketing cost.
• Kerjasama yang menguntungkan
• Bagi tim penyelenggara mendapatkan kerjasama dengan perusahaan/lembaga/instansi pemerintah akan membantu kelancaran dan kesuksesan acara. Bagi perusahaan dengan adanya acara ini, mendapatkan benefit menanamkan brand image serta mempromosikan produk. 
• Media Publikasi
• Media publikasi melalui berbagai alternative media yaitu landing page, Fanspage resmi, Instagram, Channel, Group FB, Twitter, FB Adsens, backdrop, dll.
• Corporate Social Responsibilty
• Perusahaan secara proaktif berpartisipasi dalam pembentukan generasi yang memiliki apresiasi terhadap kegiatan acara.

2. BAGAN KONTRIBUSI SPONSOR
Dari rangkaian acara hingga total pengeluaran untuk acara maka kami menawarkan 3 Paket Sponsorship Utama :

• Sponsor platinum 
• Sponsor Gold
• Sponsor Silver

BENTUK KONTRAPRESTASI

• Keterangan Sponsor Platinum Sponsor Gold Sponsor Silver
• Backdrop 50% 20% 15%
• Spanduk 50% 20% 15%
• Banner Sosmed 50% 20% 15%
• Startkit, tanda pengenal panitia&peserta  50% 20% 15%
• Keterangan : *) dari luas kolom sponsor

Penawaran kerjasama juga bisa dilengkapi dengan surat perjanjian. untuk menawarkan kerja sama. Bisa kita bagi menjadi beberapa jenis sponsor yaitu:

• Sponsor Tunggal adalah sponsor yang menjadi pihak yang membiayai 100% kegiatan.
• Sponsor Non Tunggal terdiri dari sebagai berikut:

Kategori:

• Sponsor Utama : Sponsor memberikan kontribusi terbesar untuk pendanaan
• Sponsor Madya : Sponsor memberikan dana lebih kecil dari sponsor utama
• Sponsor Partisipan : Sponsor memberikan modal sangat kecil

Adapun contoh acara dalam kegiatan Jumpa Penulis dimana pihak penyelenggara mempunyai kempensasi untuk beberapa kompensasi dari sponsor tunggal seperti :

1. Sponsor Utama

• Sponsor utama adalah perusahaan atau  instansi pribadi yang sanggup menanggung biaya sponsorhip  Rp.xx.000.000,-. Keuntungan yang didapatkan adalah:
• Nama sponsor masuk title acara
• Nama sponsor tertera di starket kit peserta,tanda pengenal peserta,dan tanda pengenal panitia
• Iklan sponsor di putar saat peserta registrasi dan istirahat

2. Sponsor Madya

• Sponsor Madya adalah perusahaan atau instansi yang sanggup menanggumg biaya sponsorhip sebesar Rp. xx.000.000,- . Keuntungan yang di dapat adalah:
• Nama sponsor tertera di starket kit peserta,tanda pengenal peserta dan tanda pengenal panitia
• Iklan sponsor di putar saat peserta registrasi

3. Sponsor partisipan

• Sponsor partisipan adalah perusahaan atau instansi yang sanggup menanggung biaya sponsorship sebesar Rp.xx.000.000,- . Keuntungan yang di dapat adalah:
• Nama sponsor tertera di starter kit peserta,tanda pengenal peserta dan tanda pengenal panitia

KESEPAKATAN SPONSORSHIP

• Kesepakatan Penempelan logo / nama perusahaan
• Pengaturan dan penempatan mdia promosi adalah wewenang panitia dengan konfirmasi dari sponsor. Sponsor menyerahkan logo/nama perusahaan kepada panitia. 
• Tata Cara Pembayaran

1. Memilih paket sponsorship yang ditawarkan
2. Mengisi surat perjanjian kontrak dan menandatangainya di atas materai
3. Melaksanakan pembayaran dengann cara transfer ke Bank XX atas nama XXXX No rekening : XXXXX cabang : 

Penutup

• Penutup berisi kesimpulan serta ucapan terimakasih untuk para calon sponsor.
• Semoga acara yang Anda dan tim rencanaan dapat terwujud dan mendapatkan sponsor. Dalam menekuni hobi yang kini Anda jadikan bisnis modal utama adalah keberanian mencoba, bergerak atau action, tanpa action sebesar apapun niat dan impian Anda semua tidak akan pernah terwujud. Bangun networking seluas-luasnya karena di sana lah Anda akan bertemu berbagai mitra, audien, calon pelanggan dan juga branding diri Anda dimulai. Let’s action…

6 Etika Mendapatkan Media Partner Untuk Event Kampung

Perkenalkan Diri

Umumnya pihak penyelenggara akan menghubungi melalui media sosial atau email, tapi beberapa pengalaman yang sering terjadi saat mengajukan penawaran media partner adalah tidak memperkenalkan diri.

Perkenalkanlah diri kalian dan komunitas/ kampung yang akan menyelenggarakan event   sebelum mengajukan penawaran. Jika kamu memperkenalkan diri, akan memudahkan komunikasi antara penyelenggara dan pihak media.

Selain memperkenalkan diri, kamu juga perlu jelaskan maksud tujuanmu menghubungi pihak media. Apabila kamu menggunakan akun atau email resmi dari acara, kamu tetap harus mencantumkan contact person   yang bertanggungjawab atas penawaran tersebut.

Berikut contoh yang kurang baik dalam memperkenalkan diri dan menawarkan menjadi media partner acaramu:

Kamu bisa menemukan contoh yang baik setelah mengetahui poin-poin penting selanjutnya.

Berikan Informasi Acara yang Detail

Pihak media selain mengetahui dengan siapa mereka berbicara, mereka juga perlu mengetahui acara apa yang akan dilaksanakan. Usahakan dalam satu pesan sudah mencakup semua informasi penting:

⭐️ Nama acara.

⭐️ Tanggal & waktu acara.

⭐️ Tempat pelaksanaan.

⭐️ Latar belakang acara.

⭐️ Tujuan acara.

⭐️ Target peserta / penonton.

⭐️ Cakupan kerja yang kalian harapkan ke media partner.

⭐️ Lampiran proposal (jika ada).

Informasi tersebut bisa kamu rangkum semua di proposal media partner. Buatlah proposal yang mudah dibaca dan dipahami, tentunya dikemas dengan menarik!

Penawaran Kerjasama yang Jelas

Bukan berarti saat kamu melampirkan proposal, kemudian pihak media akan langsung paham penawaranmu. Jelaskan penawaran kerjasama seperti apa yang kamu harapkan dengan tuliskan jumlah konten yang harus diunggah, jenis-jenis kontennya apa saja (misal: video, foto, intastory  , dsb.), hingga jadwal konten kapan harus diunggah.

Setelah menuliskan kebutuhanmu apa saja, berikan penjelasan timbal balik apa yang akan diterima oleh pihak media. Misal, mencatumkan logo media partner di semua materi publikasi acara.

Namun, disebabkan setiap media memiliki ketentuannya sendiri dan belum tentu bisa memenuhi semua kebutuhanmu yang pada akhirnya berbeda dengan perencanaanmu di dalam proposal. Maka, kamu perlu punya penawaran lain yang sudah disesuaikan ketentuan pihak media.

Intinya, jangan takut penawaranmu akan “ditawar” oleh media partner. Tuliskan saja apa yang kamu harapkan dan diskusikanlah dengan calon media partner kamu.

Berikan Waktu

Memang rasanya bikin deg-degan saat mendekati hari terakhir pendaftaran atau submission tapi jumlah peserta belum memenuhi target. Namun, kondisi tersebut jangan membuatmu menjadi dadakan dalam menawarkan media partner  .

Tawaran yang terkesan dadakan tersebut, tentu menjadi bahan pertimbangan oleh pihak media. Disebabkan, pihak media pasti memiliki jadwal posting   media sosial. Dengan begitu, janganlah membuat pihak media menjadi terburu-buru waktunya dalam menanggapi penawaranmu.

Pahami Jam Kerja

Meski nampaknya di media sosial nampak selalu aktif, tapi sebenarnya “sang admin” juga punya jam kerja. Tidak semua perusahaan media memiliki pelayanan 24/7. Apalagi jika sebenarnya media yang kamu tuju tidak sepenuhnya bergerak di bidang media saja, tapi mereka memiliki ruang bagi komunitas yang memerlukan publikasi.

Oleh karena itu, jika kamu mengirimkan pesan atau email di Hari Jumat pukul 21.00 WIB, kamu perlu mempertimbangkan waktu dan hari saat ingin follow up   penawaranmu, usahakan melakukan komunikasi bisnis di luar akhir pekan, kecuali ada keperluan yang sangat genting.

Koordinasi Panitia yang Baik

Poin terakhir ini tidak hanya berlaku dalam menawarkan media partner. Perlu adanya koordinasi antara admin media sosial dan pencari media partner. Satu hal yang sering terjadi adalah orang yang menghubungi media berbeda dengan pengelola akun media sosial.

Alhasil, informasi kesepakatan antara media dengan penyelenggara tidak disampaikan dengan pengelola akun media sosial. Misal, ketentuan yang sudah disepakati: Publish 1 konten di Instastory. Kemudian, pengelola akun media sosial menanyakan ke pihak media, “mengapa tidak di-posting di feed IG juga?”. Simulasi kasus tersebut terlihat bahwa koordinasi antara panitia tidak berjalan dengan baik.

Jika kamu bisa menerapkan 6 etika dan cara mendapatkan media partner di atas, paling tidak kamu sudah memberikan impresi awal yang baik! Berikut contoh email yang baik dalam menawarkan menjadi media partner.

sumber: https://studioantelope.com/6-etika-dan-cara-mendapatkan-media-partner-untuk-event-kampung/

Membuat Proposal Sponsorship Kegiatan

Pendahuluan

Memberikan penawaran sponsor tentu harus memiliki tujuan sama-sama mendapatkan manfaat. Tidak ada yang dirugikan apalagi hilang tanpa kabar dana yang diberikan. Transparansi dana akan membuat pihak sponsorship percaya bahwa kita tim yang jujur. Jika sudah dipercayai besar kecilnya tak akan jadi masalah oleh para pemberi dana atau pihak sponsor. Kita bisa ajukan dana daari pihak lain yang bersifat individu/perorangan, instansi pemerintah, dan perusahaan swasta. Mereka inilah yang disebuat sebagai pihak sponsor atau donator. 

Donatur adalah perorangan/instansi yang bisa disebut sebagai pihak yang memberikan bantuan tanpa ada kerja sama diatas perjanjian apapun dan tidak adanya timbal balik. Biasanya donatur hanya melihat kegiatan yang dilaksanakan dengan baik sehingga patut untuk didukung dengan kerelaan hati memberi bantuan. Walau tidak ada ikatan perjanjian, panitia harus memberikan space juga untuk menginfokan bahwa acara yang berjalan dapat terselenggara dengan adanya donatur. Space ini mau dituliskan di side iklan pada acara, disebutkan oleh moderator/mc, atau ucapan terimakasih pihak EO kepada donatur. 

Selain itu pihak sponsor berbeda dengan donatur, pihak sponsor akan memberikan bantuan dengan bentuk kerjasama yang ada kaitannya dengan promosi atau marketing suatu produk. Sehingga dalam melaksanakan suatu kegiatan yang menggunakan dana sponsor,  akan ada promosi mulai dari logo perusahaan, bendera dan banner bahkan tidak jarang mereka juga menjual produk tertentu.

Hal selanjutnya yang penting setelah mengetahui perbedaan donatur dan pihak sponsor adalah mengajukan penawaran kepada untuk meminta dana dari pihak donatur dan pihak sponsor. Sebagai penyelenggara yang ingin mendapatkan dana acara maka sangat disarankan ketika mengajukan proposal dapat menjelaskan secara rinci yang ditujukan untuk donatur dan secara rinci perjanjian untuk sponsorship.

Cara Membuat Proposal Sponsorship yang Baik

1. Menggunkan bahasa yang sopan, lugas, dan jelas

• Maksudnya adalah dalam membuat proposal sponsor harus bisa mengunakan bahasa yang jelas, lugas, dan sopan
• Pilih kosakata yang tepat agar tidak ada kesalahan makna
• Buat kalimat yang disajikan mudah dipahami dan tidak bertele-tele dalam menyampaikan tujuan proposal

2. Proposal harus berbeda dengan proposal pihak lain atau biasanya

• Pihak perusahaan pasti hafal dengan isi proposal sponsorship, karena banyak yang mengirim proposal ke pihak mereka
• Buatlah proposal yang menarik beda dengan proposal yang lain (terlalu umum), agar ia tertarik membaca sampai akhir dan bisa dipertimbangkan

3. Beri kolom khusus pada apa yang diinginkan oleh pihak sponsor

• Ini perlu, sebelum mengajukan proposal sponsorship kepada pihak sponsorship
• Sudah banyak pihak sponsorship yang sudah ditentukan oleh pihak acara dalam mendapatkan A, B,C, dan D. kita bisa membuat berbeda dengan membuat kolom kosong untuk diisi sendiri
• Dari situ siapa tahu semakin banyak yang di ACC

4. Profesionalitas dan totalitas pada pihak sponsor

• Ini perlu agar acara berjalan sampai akhir
• Tanpa profesional maka kerja-sama terasa sia-sia dan berakhir masalah tak berujung
• Sebagai EO atau yang membuat acara perlu mematangkan konsep dari dalam agar acara bisa berjalan maksimal

Kelebihan Contoh Proposal Sponsorship Kegiatan

• Membuka Peluang Mendapatkan Dana. Dengan proposal sponsorship kegiatan lebih mudah bagi sebuah organisasi untuk mendapatkan dana. Proposal tersebut merupakan sarana untuk menawarkan kerja sama dan meminta dukungan dari pihak sponsor. Dalam proposal tersebut, dijelaskan juga sejauh mana manfaat yang akan didapatkan oleh pihak sponsor jika mereka ikut serta menjadi sponsor acara tersebut.
• Profesional dan Terarah Proposal sponsorship kegiatan yang baik, pastinya akan menunjukkan profesionalitas dari sebuah organisasi. Hal tersebut karena proposal tersebut dirancang dengan baik dengan segala aspek dan detail acara yang akan diadakan. Oleh karena itu, proposal tersebut bisa menjadi panduan dalam mewujudkan acara yang dibutuhkan.
• Bisa Meningkatkan Brand Awareness Dalam sebuah proposal sponsorship kegiatan, organisasi akan menyertakan logo pihak sponsor di berbagai media promosi acara, baik itu di poster, banner, ataupun spanduk. Dalam hal ini, sponsor bisa meningkatkan brand awareness produk yang dimiliki karena logo tersebut akan terpampang dengan jelas kepada target audience.
• Menambah Jaringan Relasi Dalam sebuah acara, pasti akan melibatkan banyak orang, entah itu dari internal organisasi atau dari kalangan eksternal. Nah, dengan adanya pihak sponsor, maka jaringan relasi organisasi bisa meningkat dengan adanya kerjasama tersebut.
• Memperluas Potensi Marketing Setiap sponsor yang ikut serta dalam acara yang diadakan, maka secara otomatis mereka sudah membeli potensi marketing yang besar. Setiap kegiatan promosi yang dilakukan oleh organisasi akan menjangkau banyak orang di berbagai media. Oleh karena itu, sponsor juga bisa mendapatkan manfaat dalam bidang marketing.
• Meminimalisir Resiko Finansial Sponsorship kegiatan juga bisa membantu dalam meminimalisir resiko finansial yang dibutuhkan dalam mengadakan sebuah acara. Sponsor bisa membantu dalam membiayai beberapa aspek acara, sehingga tidak terlalu memberatkan keuangan organisasi.
• Memperlihatkan Komitmen Terhadap Event Ketika sebuah organisasi berhasil mendapatkan sponsor, hal tersebut akan menunjukkan bahwa acara yang diadakan memang memiliki komitmen yang kuat. Dalam hal ini, sponsor juga merasa bahwa acara memang layak untuk mereka dukung.

Kekurangan Contoh Proposal Sponsorship Kegiatan

• Kerugian Finansial Jika Tidak Mendapat Sponsor Proposal sponsorship kegiatan memang bisa membantu sebuah organisasi dalam mendapatkan dana. Namun, jika proposal tersebut tidak disetujui oleh sponsor, maka organisasi akan merugi finansial. Hal tersebut karena sudah banyak biaya yang dihabiskan dalam menyusun proposal tersebut.
• Terikat dengan Kontrak Ketika sebuah organisasi sudah mendapatkan sponsor, maka biasanya akan dibuatkan sebuah kontrak antara keduanya. Hal ini bisa menjadi keterikatan bagi sebuah organisasi, baik itu dalam hal jadwal ataupun dalam hal kreativitas acara yang diadakan.
• Sponsor Bisa Mengendalikan Acara Dalam kontrak, biasanya ada beberapa poin yang menyebutkan bahwa sponsor berhak memberikan saran atau masukan dalam acara yang diadakan. Hal ini bisa saja mengendalikan acara, sehingga tidak menjadi sesuai dengan konsep atau tema yang diinginkan oleh organisasi.
• Risiko Kredibilitas Berkurang Jika acara yang diadakan kurang sukses atau justru berlangsung dengan buruk, maka hal tersebut bisa menciptakan persepsi buruk dari pihak sponsor terhadap organisasi. Kredibilitas organisasi yang dianggap bisa menurun jika acara yang diadakan kurang sukses.
• Mampu Mengubah Konsep Acara Jika pihak sponsor memberikan masukan yang berbeda dengan konsep yang diinginkan oleh organisasi, maka hal tersebut bisa mengubah atau bahkan merubah konsep acara.
• Risiko Tidak Dapat Memasarkan Produk Ketika produk dari sponsor tidak cocok dengan tema atau konsep acara yang diadakan, maka sponsor tidak bisa memasarkan produk secara maksimal. Hal ini tentunya bisa merugikan sponsor.
• Risiko Tidak Memuaskan Pihak Sponsor Jika acara yang diadakan kurang memuaskan pihak sponsor, maka hal tersebut bisa berdampak pada kerjasama yang terjalin antara keduanya. Pihak sponsor bisa saja menganggap bahwa acara tidak sesuai dengan ekspektasi mereka, sehingga tidak mau mengikuti acara yang diadakan di masa mendatang.

FAQ (Frequently Asked Questions)

1. Apa saja yang harus dijelaskan dalam proposal sponsorship kegiatan?

Proposal sponsorship kegiatan harus menjelaskan konsep, tema, tujuan, manfaat, target audience, dan mekanisme pelaksanaan acara tersebut. Selain itu, proposal tersebut juga harus menjelaskan sejauh mana manfaat yang akan didapatkan oleh pihak sponsor jika mereka ikut serta menjadi sponsor acara tersebut.

2. Apakah proposal sponsorship kegiatan juga memiliki kekurangan?

Ya, terdapat beberapa kekurangan proposal sponsorship kegiatan, seperti rugi finansial jika tidak mendapat sponsor, terikat dengan kontrak, sponsor bisa mengendalikan acara, dan risiko kredibilitas berkurang.

3. Apa manfaat bagi sponsor jika menjadi sponsor dalam sebuah acara?

Manfaat bagi sponsor jika menjadi sponsor dalam sebuah acara antara lain bisa meningkatkan brand awareness produk yang dimiliki, menambah jaringan relasi, memperluas potensi marketing, dan bisa menunjukkan komitmen terhadap event.

4. Apa yang harus dilakukan jika proposal sponsorship kegiatan belum disetujui oleh sponsor?

Jika suatu organisasi belum berhasil mendapatkan sponsor, maka perlu mengevaluasi kembali konsep dan struktur proposal. Bisa mencari feedback dari pihak luar untuk meningkatkan kualitas proposal tersebut.

5. Apakah sponsor berhak memberikan masukan dalam acara yang diadakan?

Ya, dalam kontrak, biasanya ada beberapa poin yang menyebutkan bahwa sponsor berhak memberikan saran atau masukan dalam acara yang diadakan. Namun, harus tetap diperhatikan bahwa konsep dan tema acara harus tetap sesuai dengan yang telah dirancang sebelumnya.

6. Bagaimana cara mencari sponsor untuk sebuah acara?

Cara mencari sponsor bisa dilakukan dengan cara mengajukan proposal kepada perusahaan-perusahaan tertentu yang memiliki kesesuaian dalam konteks acara yang diadakan. Selain itu, bisa juga melalui jaringan relasi yang sudah dimiliki oleh organisasi.

7. Apa risiko jika acara yang diadakan kurang sukses?

Jika acara yang diadakan kurang sukses atau justru berlangsung dengan buruk, maka hal tersebut bisa menciptakan persepsi buruk dari pihak sponsor terhadap organisasi. Kredibilitas organisasi yang dianggap bisa menurun jika acara yang diadakan kurang sukses.

8. Apakah masih bisa mendapatkan sponsor jika acara yang diadakan kurang sukses?

Ya, masih ada kemungkinan mendapatkan sponsor di masa mendatang, asalkan ketika mengajukan proposal, organisasi bisa menunjukkan bahwa segala kesalahan di masa lalu sudah diperbaiki dan diantisipasi untuk dapat sukses di masa yang akan datang.

9. Apakah sponsor selalu membiayai seluruh aspek kegiatan?

Tidak selalu, sponsor akan membiayai sesuai dengan yang telah disepakati dalam kontrak. Oleh karena itu, sebaiknya organisasi memilih sponsor dengan bijak dan mempertimbangkan kesesuaian target audience, tujuan acara, dan manfaat yang akan didapatkan oleh kedua belah pihak.

10. Apakah sudah pasti berhasil mendapatkan sponsor jika membuat proposal sponsorship kegiatan yang baik?

Tidak, ada beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan dalam mendapatkan sponsor, seperti kesesuaian acara dengan produk/jasa yang dimiliki oleh sponsor, target audience, dan konsep acara yang menarik.

11. Bagaimana jika ada beberapa sponsor yang menawarkan jumlah biaya yang berbeda-beda?

Pada awalnya, harus diperhitungkan terlebih dahulu biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan acara tersebut. Jika ada beberapa sponsor yang menawarkan jumlah biaya yang berbeda-beda, maka organisasi bisa memilih sponsor yang paling sesuai dengan kebutuhan acara dan mampu memberikan manfaat yang lebih besar.

12. Apakah sponsor bisa mengubah konsep acara?

Sponsor bisa memberikan masukan atau saran dalam acara yang diadakan, namun konsep dan tema acara harus tetap sesuai dengan yang telah dirancang sebelumnya.

13. Bagaimana cara meminimalisir risiko kredibilitas berkurang jika acara yang diadakan kurang sukses?

Jika acara yang diadakan kurang sukses, maka organisasi harus tetap memberikan informasi mengenai sikap positif dan etika yang baik. Selain itu, usahakan untuk melakukan evaluasi dan perbaikan pada kegiatan selanjutnya untuk mengembalikan kredibilitas organisasi.

 

sumber:

https://www.gonel.id/contoh-proposal-sponsorship-kegiatan/

https://perbedaan.net/tips-membuat-proposal-sponsorship-kegiatan/

https://www.momsinstitute.com/2018/03/contoh-membuat-proposal-sponsorship.html